审计如何做好盘点工作?
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又到了 年底盘点 的时候。
我一直都很喜欢盘点,很多时候,这也许是在项目上最近距离接触存货 的机会。很多存货让你大开眼界,很多存货也让你感觉很有意思,走出办公室,了解存货,了解产品,了解业务,才能了解这 个行业,这 个企业, 和发现风险。
我盘点过大风车、钢铁、煤矿、危险 的化学品、汽车、猪,数都数不清了,盘点不同 的存货,也会发生一些有趣 的故事。
很多小朋友说,盘点,就是数数嘛,看似也很简单。
其实,盘点无外乎两点,数量 和质量。
也听有人说,盘点其实不重要,走走过程就好,毕竟只是抽盘,又不是全盘,数量肯定盘不准。这句话其实出自一 个合伙人 的之口,办公室里对员工 的这种教导,也可以想象这 个合伙人 的审计质量有多么不靠谱。
盘点,也许是你唯一 的一次可以接触企业 的存货或者产品 的机会,利用好盘点,会对你 的审计提供很大 的帮助。
1、提前做好盘点计划。
众所周知,审计盘点其实只是监盘,所以我们需要在企业确定了其存货 的情况下,再进行监盘。我们可以在企业进行 年底全面盘点 的时候同时进行监盘,也可以之后再进行监盘。若我们提前进行监盘,盘点就没有意义,因为企业自己可能都不知道自己有多少存货,难道靠审计师去盘吗?这时候即使给到你 的存货清单,也未必准确,甚至可能都没有存货清单。
在盘点前,一定要拿到企业 的存货清单,清单中必须包含产品名称、识别编号、存储地点、数量、单价、金额等,存货清单 的金额要与账上记载 的存货金额进行核对,若差异较大,就要寻找原因,我之前就遇到了企业给 的存货清单不全 的情况。
如果有多 个仓库或者存储地点 的,要通过存货清单 的记载,判断重点抽查哪些仓库。
通过存货清单 的记载,判断哪些产品重要,需要重点抽查。
最好能拿到企业自己 的盘点计划,通过盘点计划中 的内容,判断盘点 的难易程度,需要耗费多长时间,通过评价企业 的盘点计划,判断企业提供 的清单,或者已经进行完 的盘点,是否值得信任,根据对企业盘点计划 的了解,来规划自己 的监盘计划。
盘点过程中,除了财务人员以外,通常会包括仓管人员,甚至业务人员,眼观六路、耳听八方,这也是审计 的重要方法。
很多时候,财务 的一面之词,往往与现实不符,通过与仓管,业务人员 的沟通,可以判断出很多问题。
比如,通过与仓管沟通,问及平时如何做收发货,如何填制 的收发货单据,就可以判断这 个企业 的对 于存货管理 的内部控制是否达到有效控制,如果企业 的内控管理失效,让仓管 的工作变得困难,或者仓管自己深知无法控制,有些仓管也许会就这些问题像你透露,甚至抱怨。或者你与他 的谈话中,会明显感觉他对 于自己管理 的仓库 的存货 的一种不确定性。
如果仓库管理 的情况理想,你也能在询问中,感觉到仓管对 于自己管理 的存货 的那种胸有成竹,他对 于自己 的仓库 的那种了如指掌。
再就是通过观察,如果你看到仓库内所有 的存货摆放整齐,标签填列齐全,仓管 的收发记录、相关单据等记录 和保管整齐有序,那么这些存货更值得信任。
如果你看到存货 的摆放杂乱无章,仓管 的单据随处丢弃,那么你可能就要考虑加大抽盘范围,这些存货 的内控管理上可能就会出现问题。
如果恰逢盘点时有正在办理存货出入库 的事项,你也可以进行观察 和了解,通过观察相关 的处理流程,对存货 的管理便会自有判断。
3、盘点数量
数量 的盘点,也是存货盘点最基础 的工作。本身数量 的盘点没有难度,只要把数字数清楚就行。但是不同 的存货,数量 的盘点可能也会出现不同 的问题。
比如,不同 的存货,有些可能按 个数,有些可能是按重量,我曾遇到过盘点钢板,盘点表上 的计量单位是 个数,单价 和金额也是以 个数来计算,而实际盘点中,却是称重量。因为钢板每次使用 的时候不是一整块 的使用,而是进行切割,而且都是切割 的不规则形状,你就没办法判断是几 个,而钢板采购 的时候,却是按整片钢板一 个多少钱来计算 的。类似 于这种情况,就要进行一 个合理 的单位转换,否则,我们也失去 的盘点数量 的意义。因为我们盘点数量 的目 的,是要保证数量 的准确,最终是要保证报表中 的存货金额准确。如果无法进行金额 的准确计算,也就无法保证报表中 的存货金额是否合理。
装箱或者打包 的产品,如果堆放整齐,一定要挑选部分开箱检查,以免出现滥竽充数,如果觉得频繁 的开箱会影响效率,或者引起企业 的不满,也需要随机应变,比如有些东西是不怕摔打 的,你可以踢一脚或者抬一下,判断这 个箱子 的重量 和感觉,如果明显 的感觉某 个箱子比较轻或者不对劲,再进行有针对性 的开箱检查,而之前 的小动作,都是在不经意间进行。
4、从盘点表到实物,从实物到盘点表
盘点 的过程中,通常我们会遇到两种方式,
一、企业通过盘点表 的记载,你要盘哪 个存货,企业就带你去盘哪些存货。这也就是从盘点表到实物 的盘点。这种盘点在盘点过程中,如果看到没有盘到 的存货,或者你感兴趣 的,或者你好奇 的,或者你觉得重要 的,体型大 的,或者就是顺口只是顺口问一句,都要进行及时盘点、及时再盘点表中记录,这也就是从实物到盘点表 的盘点。这两种盘点方式是相辅相成,同时进行 的,而不是只是闷着头把盘点表中你看到 的大金额 的存货盘一遍,其他 的不闻不问。
我经常举到 的一 个例子,我就是在拿着盘点表盘点 的时候,无意间路过了一 个小仓库,仓库门被锁起来了,我感觉里边是存放着东西 的,比较好奇,我就问了一句这 个仓库是干嘛 的。仓管人员说也是存放存货 的,首先我问这些存货是不是我们 的,都是什么东西,在不在我们 的这 个盘点表上,如果是我们 的东西,那么打开我要看一下。然后进入仓库之后,里边存放着大量 的机器设备 和产品,涉及金额非常大,但就是因为某些原因,产品卖不掉,又不舍得报废,只能一只存在这里,希望有生之 年兴许还能再放光辉。这时候你要考虑,这些存货是否存在减值 的迹象。盘点表中是否有这些产品,报表中 的存货是否包含这些产品。事实是这些产品报表中肯定是存在 的,企业之所以藏起来是怕提减值。
二、企业通过带着你走一圈,遇到什么存货就盘什么存货,然后在盘点表中进行记录。如果发现某 个产品金额比较大,或者比较特殊,企业却不盘,就要求企业专门去盘点此物品。
我之前也是在一 个企业盘点遇到这种情况,有一 个设备金额不算大,但是也绝对不小,而且数量只有一 个,我要求必须要去看看,结果企业找了半天,在一 个不起眼 的地方终 于找到了它,通过对这 个东西 的了解,也是存在着明显 的减值迹象。
5、盘点质量
除了盘点数量,还有更重要 的盘点质量,所谓质量,其实也就上上文说提到 的,是否存在减值迹象。这些减值迹象,包括是否腐烂,或者像刚才提到 的,虽然产品是好产品,也很值钱,但却已经没有了任何利用价值,还有化学产品是否存在挥发,服装产品是否会过时,是否存在更新换代等等。这些因素就要考虑到是否计提减值准备。
还有就是如果企业报表中已经计提了减值,也要进行关注,考虑这些减值是否应该计提。因为存货 的减值是允许转回 的,很多上市公司曾经就利用减值来做文章,通过减值 的准备 的转回,来增加利润,以达到保壳 的目 的。
6、专家工作
作为审计人员,我们去不同 的行业,不同 的企业去审计,去盘点,但是通常我们对企业 的产品并不了解,在盘点过程中,通常企业说什么就是什么。盘点表中记录着名称或者型号,企业随便指一 个产品说是什么,很多时候我们也无法判断。其实这也是一种比较被动 的局面。
利用专家 的工作,其实也很少会有事务所请专业 的专家来帮助进行鉴定,大部分都是审计人员自己跟着企业监盘。其实在这种环境下,利用专家 的工作,也可以延伸为对企业 的产品提前进行了解。既然去审计一 个企业,那必然要对企业 的情况,产品,行业状况进行了解,利用网络等通讯,提前对企业 的产品进行了解,才能保证盘点 的有效。比如,之前跟同事去盘点管件类 的产品,企业指着一 个螺丝钉状 的东西就说这是什么型号 的法兰,同事就在盘点表记录,我当即就做出了疑问,我从来没有见过长条形 的法兰。
7、所有权
盘点过程中,也经常会遇到别人寄存 的产品。比如产品已经卖出去了,客户却没有来把产品提走,这些产品,首先不属 于我们 的盘点范围,我们不对这些产品进行盘点。但是我们需要对此检查相应 的销售合同,订单,保管合同等等。
也有可能企业已经购买 的产品,保管在供应商处并未提货,或者寄存 于第三方仓库 的产品。这种情况,也要对这些存货进行盘点。如果距离较远,或者其他因素无法前往盘点,应该对这些存货进行函证。
在看企业 的账 的时候,要关注费用中,有没有类似 于仓库 的租赁费,这样也可以判断是否有企业没有提供 的寄存仓库。
如果有寄存 于第三方 的仓库,也可以让企业提供与第三方仓库有关 的发运凭证,单据。或者询问企业如何对第三方仓库 的货物进行保证。有些制造企业,制造工厂 和销售地距离很远,就会把产品先行运输到销售地保管,以待销售,这种第三方仓库,距离较远,无法派人经常去监督,但是对 于自己 的货物,企业总是会有相应 的方式去保证自己 的货物不会损坏 和丢失。有些仓库有自己 的网络平台或者数据库,企业可以登录仓库 的网络平台调阅数据,审计人员就可以利用这些平台进行审阅。
也有些销售公司,产品是由第三方加工厂代为加工 的,所以通常也就没有自己 的仓库,产品会存放 于第三方 的代工厂或者在加工厂当地租赁仓库,也会存在类似 的情况。
总体 的原则就是,自己仓库里不属 于自己 的货物不盘,但是要取到相关证据。寄存 于供应商或者第三方 的货物,要前往盘点,或者进行函证,并了解此类存货 的相关控制。
8、倒推工作
并不是所有 的盘点都会集中在12月31日,很多时候我们 的盘点是滞后 的,但是我们审计 的是12月31日 的报表,也就需要我们把存货 的盘点数量还原至12月31日 的数字。这种倒推工作,就从采购 和销售两方面进行。
首先你要拿到从12月31日到你 的盘点日期间 的存货 的收发存报表,收发存流水,出入库单,采购 和销售 的相关单据,验证其收发 的数量准确性。数据倒推本身很简单,就是简单 的加减法,关键在 于要审查企业提供 的收发存记录是否准确,是否有伪造 的情况。这就需要对单据 和记录一一对应。其实也是通过从收发存流水去查相应 的出入库单,然后抽一些出入库单,对照有没有相应 的收发存记录,然后也可以结合实质性程序,查阅一些采购 和销售 的订单或者合同,来发现问题。当然也可以结合之前说 的你所判断 的企业存货 的内控管理,进行自己 的判断。
存货盘点是一项重要 的工作,除了单纯 的数数以为,要结合风险评估,内控有效性,实质性程序等多方结合,才会对你 的审计盘点提供支撑。
最后,不要忘记完成最终 的盘点报告,记录盘点 的过程、时间、人员、盘点方式,也是重要 的审计证据。